Política de privacidad

POLITICA DE PROTECCIÓN DE DATOS

 NORMAS QUE RIGEN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La Constitución Política de Colombia en su catálogo de derechos fundamentales consagra en su artículo 15 el derecho que tienen todas las personas a su intimidad, buen nombre y al hábeas data. Adicionalmente la Ley 1581 de 2012 – Ley de Protección de datos personales-, el Decreto 1377 de 2013 y 886 de 2014 definen las condiciones del tratamiento de datos personales.

OBJETIVO:

La Empresa VALAMZIA S.A.S como responsable del tratamiento de Información Personal se encuentra comprometida con el cumplimiento de la normatividad referida, promoviendo el respeto de los principios y normas sobre protección de datos personales por parte de sus trabajadores y encargados del tratamiento de datos, adelantando procesos de mejoramiento continuo y asegurando la conformidad con la Ley en el desarrollo de las actividades propias de su naturaleza.

ALCANCE:

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de VALAMZIA S.A.S., quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

OBLIGACIONES:

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para VALAMZIA S.A.S.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

VALAMZIA S.A.S, Sociedad Comercial legalmente constituida, identificada con Nit 901.383.302-0, con domicilio principal en la Centro Comercial Sancancio en la ciudad de Manizales, Departamento de Caldas, República de Colombia. Página www.valamzia.com. celular 3004188050.

PRINCIPIOS QUE ORIENTAN EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

VALAMZIA S.A.S en desarrollo de su compromiso con el tratamiento responsable de la información, las actuaciones y decisiones implementadas para alcanzar los objetivos comunes se orientan por los siguientes principios:

• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de la información es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley 1581 de 2012 -Ley de protección de datos personales y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: El tratamiento de la información de VALAMZIA S.A.S obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual es informada al Titular.
• Principio de libertad: El tratamiento se ejerce de acuerdo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos. Los datos personales de los titulares no son obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento. Lo anterior se interpreta de manera integral con el principio de libertad en administración de datos.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento por parte de VALAMZIA S.A.S, es veraz, completa, y exacta. En este aspecto el titular juega un papel clave: se entiende que la información es veraz, si el mismo la suministra atendiendo al principio de buena fe.
• Principio de transparencia: En el tratamiento se garantiza el derecho del titular a obtener de VALAMZIA S.A.S, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento que realiza VALAMZIA S.A.S se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento se realiza por personas autorizadas por el titular.
• Principio de seguridad: La información que trata VALAMZIA S.A.S. o sus encargados del tratamiento a que se refiere la presente Política de Tratamiento de la Información, se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todo el talento humano de VALAMZIA S.A.S que interviene en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos está obligado a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente Política de Tratamiento de Información o en la ley 1581 de 2012.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD:

El tratamiento que realizará VALAMZIA S.A.S, con la información personal será el siguiente:

• Mantener canales de comunicación con los clientes usando medios como llamadas telefónicas, correos electrónicos, mensajes de texto, entre otros; para la ejecución de campañas de comunicación, divulgación y promoción de productos, actividades o servicios propias de VALAMZIA S.A.S.
• Registrar información de los clientes con fines estadísticos, de control, de supervisión y de información comercial.
• Registrar información de potenciales clientes, con el fin de poder entregar información referente a ofertas, productos y servicios ofrecidos por la organización.
• Ponerse en contacto para la atención de quejas, reclamos y/o garantías frente al producto adquirido y dar respuesta oportuna a los problemas o inconvenientes que se hayan presentado.
• Realizar difusión de eventos especiales, novedades y actividades de interés organizadas por VALAMZIA S.A.S
• Realizar encuestas de satisfacción de los productos ofrecidos por VALAMZIA S.A.S a cada uno de sus clientes.
• Realizar gestión de cartera, verificación de recaudo, realización de estudios con fines estadísticos de conocimiento del cliente, servicios de atención telefónica, verificación, consulta y control, así como cualquier otra relacionada con nuestros productos.
• Reportar y almacenar la información tributaria a las entidades competentes.
• Realizar la selección, contratación y registro de contacto para el ingreso de proveedores.
• Mantener contacto con los proveedores con los cuales se celebran contratos civiles y comerciales; cuando éste sea una persona jurídica, se podrá conocer información personal sobre la(s) persona(s) contacto designada(s) para la supervisión del servicio u obra contratada, así como sobre el personal que éste tenga a su cargo o disponga para su ejecución, información que será utilizada exclusivamente para los fines que conciernen al desarrollo del contrato.
• Registro y trazabilidad de facturas radicadas por proveedores y documentos que ingresan y salen de la empresa.
• Histórico de Contabilidad de la empresa.
• Iniciar el proceso de selección del trabajador de manera directa o por medio de un tercero, junto con los procedimientos señalados para el efecto.
• Efectuar la contratación del talento humano que superó satisfactoriamente el proceso de selección y las demás actividades relativas a la gestión del talento humano.
• Mantener histórico de los empleados directos, empleados activos e inactivos de la empresa.

DERECHOS DE LOS TITULARES:

Como titular de los datos personales, se tiene derecho a:

• Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
• Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para garantizar este derecho deberá acreditarse la identidad del titular o la calidad de legitimado, con el fin de impedir que terceros no autorizados accedan a la información personal.
• Conocer el tratamiento que se está efectuando sobre los datos personales por parte de la empresa.
• Formular consultas y reclamos para salvaguardar su derecho a la protección de datos personales de acuerdo con las pautas establecidas en la ley y en los términos de la presente política.
• Obtener copia de la autorización que hayan otorgado en calidad de titulares de los datos.
• Solicitar la supresión de los datos personales o revocar la autorización concedida cuando mediante un proceso judicial o administrativo se determine que en el tratamiento de su información se vulneraron las disposiciones legales y constitucionales sobre la materia.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA:

Con el propósito de garantizar el ejercicio de los derechos del titular, VALAMZIA S.A.S, dispone de los siguientes canales de atención para recepcionar las consultas y reclamos que formule el titular en relación con la protección de sus datos personales:

• En el Centro Comercial Sancancio, ubicado en la Carrera 27ª #66-30 Local 1008, en la ciudad de Manizales – Caldas – Colombia, para la recepción física de los documentos que contengan la consulta o reclamo.
• A través del correo electrónico: info@valamzia.com

INFORMACIÓN QUE DEBE CONTENER LA SOLICITUD:

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, VALAMZIA S.A.S, presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Las solicitudes que presente el titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales, deberán contener información mínima, de modo tal que se pueda brindar al titular una respuesta clara y coherente con lo solicitado, como:

Para la radicación y atención de la solicitud, se requiere la siguiente información:

• Nombre completo y apellidos.
• Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto) 
• Medios para recibir respuesta a la solicitud
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de autorización otorgada, revocarla, suprimirla, acceder a la información).
• Firma (si aplica) y número de identificación.

El término máximo previsto por la Ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino, VALAMZIA S.A.S, informará al interesado los motivos de demora y la fecha en que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012, y las demás normas que la reglamenten o complementen, el titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio-Delegatura para la Protección de Datos Personales.  

VIGENCIA:

La presente Política está vigente a partir del 1 de octubre de 2020.

La base de Los datos personales proporcionados, se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el titular de la información. 

DEFINICIONES

VALAMZIA S.A.S dispone de las siguientes definiciones para la correcta interpretación de los lineamientos en la presente política. A continuación, se definen los principales conceptos relacionados con el tratamiento de datos personales dentro del marco de las operaciones asociadas a las actividades desarrolladas por VALAMZIA S.A.S.

• Autorización: Consentimiento previo, inequívoco e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información personal.
• Autorizado: Persona autorizada por un titular de datos personales para que efectué cualquier tipo de trámite o solicitud ante la empresa a cuenta de quien autoriza.
• Base de Datos: Todo conjunto organizado de datos de carácter personal, que permita el acceso a los datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que fuera la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
• Cliente: Persona natural o jurídica que ha adquirido los servicios ofrecidos por VALAMZIA S.A.S, especialmente los relacionados al comercio de los productos elaborados y distribuidos por la empresa y las demás actividades que estén relacionados con el desarrollo de su objeto social.
• Causahabientes: Para que una persona sea causahabiente de otra se necesita que ésta le cause directamente un vínculo jurídico. Se entiende como causahabiente quien hereda al fallecido.
• Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para acceder a la información que repose en cualquier base de datos, bien sea que esté contenida en un registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
• Dato personal: Cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas naturales determinadas o determinables.
• Dato privado: Están relacionados con el ámbito privado de las personas: libros de los comerciantes, datos contenidos en documentos privados, gustos o datos de contacto personal.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Dato semiprivado: Su acceso está sujeto a algún grado de restricción, interesan a cierto sector o grupo de personas: datos financieros o crediticios, académicos, laborales, etc.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: La persona natural o jurídica, pública o privada, u órgano administrativo que, solo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta de la empresa, como consecuencia de la existencia de una relación jurídica que delimita el ámbito de su actuación para la prestación de un servicio.
• Persona identificable: Toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, mediante cualquier información referida a su identidad física, fisiológica, psíquica, económica, cultural o social. Una persona natural no se considerará identificable si dicha identificación requiere plazos o actividades desproporcionados.
• Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar, o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.
• Proveedor: Persona natural o jurídica que asume contractualmente ante VALAMZIA S.A.S con medios humanos y materiales propios o ajenos, el compromiso de ejecutar la totalidad o parte de obras o servicios con sujeción a un proyecto y/o contrato. Cuando un proveedor sea persona jurídica y a su vez, este contrate a personal para desarrollar el proyecto encomendado, la responsabilidad de solicitar la autorización del tratamiento de datos será del proveedor. Para los efectos del tratamiento de información, el proveedor entrega sus datos personales siendo administrados por la empresa.
• Responsable de la gestión de la información: Persona(s) que han sido designadas internamente por la empresa para ejercer de manera formal la función de coordinar y controlar las quejas, solicitudes o reclamos que los titulares formulen.
• Responsable del tratamiento de la información: Persona natural o jurídica que decide la administración y gestión sobre los datos personales a su cargo.
• Titular del dato: Persona natural titular y propietaria de los datos sobre los que la empresa realiza cualquier tipo de tratamiento.
• Trabajador: Es toda persona que en virtud de un contrato laboral se encuentra vinculado a la empresa.
• Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable o el encargado desde Colombia a un responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
• Tratamiento de datos: Cualquier operación o procedimiento técnico, sea o no automatizado, que permita la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión.